Wat zijn bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen zijn een gestructureerde reeks activiteiten, taken en stappen die samengesteld zijn om specifieke doelen te bereiken. Deze processen kunnen variëren van eenvoudige dagelijkse taken, zoals het verwerken van bestellingen of het beheren van voorraad, tot complexere strategische methodes, zoals het ontwikkelen van nieuwe producten of het uitvoeren van marktonderzoek. Bedrijfsprocessen laten ons zien hoe een bedrijf werkt en hoe het waarde biedt aan klanten.

Het is dan ook erg belangrijk om de bedrijfsprocessen te begrijpen als je een bedrijf wilt laten groeien. Het begrijpen van de bedrijfsprocessen kan helpen om de efficiëntie en de kwaliteit te verbeteren. Er kan worden onderzocht waar dingen vastlopen en waar er kansen zijn om dingen beter te doen. Bedrijfsprocessen kunnen uiteraard ook veranderen. Nieuwe technologieën of verandering in de markt kunnen hier de oorzaak van zijn.

Daarom is het van uiterst belang om altijd te blijven kijken naar hoe de bedrijfsprocessen werken en hoe ze eventueel verbeterd kunnen worden.

Voorbeelden van bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen zitten overal binnen een bedrijf en variëren van alledaagse taken tot complexe strategische activiteiten. Hier zijn vier duidelijke voorbeelden van bedrijfsprocessen:

1. Wervingsproces: Hier gaat het om het aannemen van nieuwe medewerkers. Van het opstellen van vacatures tot het voeren van sollicitatiegesprekken en het aannemen van medewerkers.
2. Productieproces: Dit omvat alle stappen die nodig zijn om producten te maken: Van grondstoffen tot eindproducten, inclusief kwaliteitscontrole.
3. Voorraadbeheerproces: Het proces van het bijhouden van voorraadniveaus, bestellen van nieuwe voorraad en voorkomen van tekorten.
4. Projectmanagementproces: Het beheren van projecten, van planning en toewijzing van middelen tot het bewaken van de voortgang en het evalueren van resultaten.

Dit zijn een paar krachtige voorbeelden die duidelijk laten zien wat bedrijfsprocessen zijn én waarom ze zo belangrijk zijn. Elk proces heeft daarbij zijn unieke stappen en vereisten.

In kaart brengen van bedrijfsprocessen

Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is eigenlijk het maken van een stappenplan van hoe een bedrijf zijn dingen doet. Je kijkt naar alles wat het bedrijf doet om een doel te bereiken. Denk hierbij aan het realiseren van een product of het helpen van klanten. Alles stappen horen hier dan ook bij, van de kleine tot grote stappen.

Er zijn verschillende methoden om bedrijfsprocessen in kaart te brengen, maar een veelgebruikte aanpak is het gebruik van flowcharts of procesdiagrammen. Dit zijn visuele representaties die de stappen in een proces laten zien, vaak met behulp van symbolen en lijnen om de volgorde en relaties met elkaar weer te geven. Het voordeel van deze benadering is dat het makkelijker is om complexe processen begrijpelijk te maken voor iedereen.

Het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen biedt ook tal van voordelen. Wanneer alles volledig visueel is uitgewerkt is het veel makkelijker om inefficiënties en knelpunten te ontdekken voor bedrijven. Hierdoor is het een stuk makkelijker om processen te optimaliseren en kunnen ze vaak kosten besparen. Bovendien verbeterd het de transparantie en communicatie binnen het bedrijf, omdat het makkelijker is om begrip te krijgen van hoe de dingen werken.

Dit kan dan uiteraard weer leiden tot het nemen van data gestuurde beslissingen om alle prestaties te verbeteren.

Voorbeeld bedrijfsproces: Plaatsen van Uitzendkrachten bij Klanten

Dit is een vereenvoudigd voorbeeld, van 7 stappen, van het proces voor het plaatsen van uitzendkrachten bij klanten in de uitzendbranche. In de praktijk kunnen er uiteraard meer stappen en variaties zijn.

Stap 1: Klantvraag analyseren

• Begrijpen van de specifieke behoeften van de klant, zoals het aantal benodigde uitzendkrachten, vereiste vaardigheden en de duur van de opdracht.

Stap 2: Werving en Selectie van Uitzendkrachten

• Kiezen van geschikte kandidaten die voldoen aan de eisen van de klant op basis van CV’s en sollicitatie gesprekken.

Stap 3: Plannen van Uitzendopdracht

• Coördineren van de beschikbaarheid van uitzendkrachten en het matchen met de klantopdracht;
• Opstellen van uitzendcontracten en arbeidsvoorwaarden.

Stap 4: Uitvoeren van Uitzendopdracht

• Plaatsen van geselecteerde uitzendkrachten bij de klantlocatie;
• Toezicht houden op de prestaties van uitzendkrachten en feedback verzamelen van de klant.

Stap 5: Tijdsregistratie en Loonverwerking

• Uitzendkrachten registreren hun gewerkte uren;
• Checken van de registratiegegevens en verwerken van loonbetalingen.

Stap 6: Kwaliteitscontrole en Evaluatie

• Evalueren van de tevredenheid van zowel de klant als de uitzendkrachten na afloop van de opdracht;
• Identificeren van eventuele problemen of verbeterpunten en deze dan verbeteren.

Stap 7: Einde van de Uitzendopdracht

• Beëindigen van het uitzendcontract en de laatste dingen afhandelen

Hoe kun je bedrijfsprocessen verbeteren

Het belang van goedlopende bedrijfsprocessen kan niet genoeg benadrukt worden. Veel bedrijven wachten echter te lang met het aanpassen van de bedrijfsprocessen. Het probleem is vaak dat iedereen binnen het bedrijf zijn eigen methoden volgt. Dat kan het lastig maken om bedrijfsprocessen toekomstbestendig te maken.

Gelukkig is er ook wel een oplossing: het digitaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen. Het begint met het grondig in kaart brengen van de huidige processen om zwakke schakels te identificeren. Deze analyse kan onthullen waar de zwakke schakels liggen en waar er verbeteringen mogelijk zijn. Je zult er waarschijnlijk achter komen dat veel bedrijfsprocessen te digitaliseren zijn.

Dan komt de volgende vraag: hoe en met welke tools gaan we de bedrijfsprocessen digitaliseren? Business Intelligence tools kunnen hierbij een fantastische oplossing zijn. Met name Power BI van microsoft is hierbij een veelgebruikte tool.

Hoe kan Power BI helpen om bedrijfsprocessen beter inzichtelijk te maken?

Power BI, een krachtige tool voor Business Intelligence, biedt bedrijven de mogelijkheid om bedrijfsprocessen in één oogopslag te begrijpen. Met behulp van visuele dashboards en rapportages kunnen organisaties complexe gegevens vertalen naar eenvoudige, begrijpelijke grafieken en diagrammen.

Deze visuele weergaven maken het gemakkelijk voor medewerkers op alle niveaus om te zien hoe processen verlopen en waar optimalisatie mogelijk is.

Eén van de grootste voordelen van Power BI is de real-time gegevensverwerking. Het stelt bedrijven in staat om continu gegevens bij te werken en onmiddellijk te reageren op veranderingen in hun bedrijfsprocessen. Zo kunnen ze trends identificeren, prestaties volgen en potentiële problemen snel opsporen. Bovendien biedt Power BI de mogelijkheid om gegevens uit verschillende bronnen te integreren, waardoor een compleet beeld van de bedrijfsactiviteiten ontstaat. Dit is natuurlijk ook ideaal als ze gebruik maken van verschillende softwarepakketten.

Power BI is dus heel erg waardevol om bedrijfsprocessen te verbeteren, door middel van heldere visualisaties en real-time gegevens. Het maakt het mogelijk om op te sturen op basis van data en uniformiteit te creëren in de bedrijfsvoering.

Door het inzichtelijk maken van complexe bedrijfsgegevens in begrijpelijke informatie, helpt Power BI bedrijven om hun processen te optimaliseren en hun groei te stimuleren. Het is een onmisbare tool geworden voor moderne bedrijven die streven naar effectievere bedrijfsvoering.

Als je geïnteresseerd bent in de mogelijkheden voor jouw organisatie, kan je hier live demo boeken en dan helpen we je graag verder!