De juiste KPI’ s & doelen opstellen

Om de meeste waarde uit jouw datagedreven verkoop & productie te halen is het belangrijk om naar de juiste KPI’s (kritieke prestaties indicatoren) te kijken om je doelen te behalen. Daarbij is het belangrijk om de data en KPI’s te verzamelen, zodat de benodigde data in één oogopslag in te zien is. Zo kan je de data handmatig verzamelen in Excel rapportages, of kan je dashboards opstellen om daar alle data in te visualiseren.

Later in dit artikel laten we een aantal voorbeeld dashboards met uitleg zien.

In een verkoop dashboard kunnen de KPI’s bestaan uit:

• De omzet;
• Het aantal verkochte producten (per dag/week/maand);
• De gemiddelde omzet per klant;
• Omzet & totale aantal verkopen per product;
• Conversieratio’s;
• Winratio’s.

Wanneer drukke periodes en productafnames duidelijk in beeld zijn, kan de productie bijvoorbeeld ook nauwkeuriger afgestemd worden op de vraag.

Implementatie binnen het team

Eén van de belangrijkste aspecten is een goede implementatie in het team & organisatie. Uiteindelijk moeten de verkoop- en productieafdeling gebruik gaan maken van de nieuwe verkoopaanpak. Het is van belang om samen met deze afdelingen te kijken wat de meest belangrijke KPI’s zijn.

Het verzamelen van de data

Niet alle data is nodig om uiteindelijk tot de juiste inzichten te komen. Dit is ook de reden waarom het in deze stap belangrijk is om te bepalen welke data echt nodig is. Is dit data vanuit het CRM, ERP, operationele cijfers of wellicht een combinatie? Door middel van ETL (extract, transform, load) kan de data vanuit verschillende databronnen worden opgehaald, getransformeerd en gecombineerd. Je zal een database of API moeten benaderen om data te ontsluiten, te transformeren en in te laden in het datawarehouse.

Wanneer de data opgeslagen is in het datawarehouse kan het gebruikt worden om de dashboards te vullen met deze data. Het is handig om van tevoren een schets te maken om te bepalen hoe de dashboards eruit moeten komen te zien en op welke plekken de KPI’s en visualisaties in het dashboard komen.

De dashboards kunnen opgesteld worden met Business Intelligence tools zoals Power BI en Tableau. Het zou eventueel ook in Excel kunnen, maar er zijn meer mogelijkheden met de BI-tools. Daarbij zijn er minder mogelijkheden voor automatisering met Excel.

De voordelen van datagedreven verkoop

Het is belangrijk om te beseffen dat veranderingen niet gelijk de volgende dag plaats zullen vinden. In de meeste gevallen is het een langer durend proces en kan het zomaar een aantal maanden duren voordat de resultaten echt zichtbaar zijn. Aan de eindstreep is datagedreven werken bijna altijd waard. Zo biedt het onder andere de volgende voordelen:

Efficiënter verkopen;

Hogere conversieratio’s;

Beter inzicht in jouw klanten;

Betere voorspellingen;

Verbeterde besluitvorming;

Meetbare resultaten.

Tools & voorbeelden

Dashboards zijn de beste tools om snel belangrijke inzichten te verkrijgen. Ze zijn zo ingedeeld dat de data voor iedereen duidelijk en makkelijk te interpreteren is. Dat maakt het makkelijker om alle neuzen de zelfde kant op te laten wijzen. Daarbij heb je dagelijks toegang tot de laatste cijfers, zodat je de voortgang eenvoudig kan volgen.

Door middel van een aantal voorbeelden hopen we de waarde van dashboards nog beter toe te lichten. De voorbeelden zijn sierteelt gericht, maar zijn uiteraard toepasbaar in elke branche en sector.

Voorbeeld verkoop dashboard

Stel je voor dat je een teler bent. Een teler heeft over het algemeen redelijk wat verschillende klanten die periodiek aankopen doen. Je wil inzien wat de resultaten zijn van een bepaalde klant, dus je gaat in het dashboard van Floriday naar een overzicht van alle klanten.

Je kan ook zelf meekijken in het dashboard door op de afbeelding te klikken en naar de pagina ‘klant’ te gaan.

In dit tabblad van het dashboard kan je alle klanten en hun resultaten terug vinden. Je kan precies zien hoeveel artikelen en verkocht zijn en dit kan je vergelijken met voorgaande jaren om betere planningen te maken. Ook kan je per klant inzoomen op de data. Zo staat klant 1272 onder ‘omzet per klant’ als 2e klant. Wanneer je deze klant zou selecteren heb je direct inzicht in de omzet, afgenomen artikelen en is deze data ook per week in te zien:

Door dit overzicht kan je dus ook eenvoudig de prestaties van verschillende klanten bijhouden. Dit is op zichzelf als een goed overzicht maar het zou nog meer info over een klant kunnen bieden, kijkend naar meerdere jaren. In onderstaande afbeelding zie je de KPI’s nog duidelijker en zie je ook de verkoopprestaties over meerdere jaren heen.

Voorbeeld verbeteren datagedreven verkoop & productie

Aan de hand van het volgende dashboard kan je zowel de verkoop als productie optimaliseren. Zo zie je de verwachtte daghandel en reserveringen die klanten al geplaatst hebben. Met het name het saldo (oranje) is hierbij belangrijk. Wanneer het saldo positief is zal er meer verkocht moeten worden en wanneer het saldo negatief is en zal er dus meer geproduceerd/ gekweekt worden in de weken/ maanden vooraf.

Je kan ook zelf meekijken in het dashboard door op de afbeelding te klikken en naar de pagina ‘algemeen’ te gaan.

Ook in dashboard kan je weer inzoomen op bepaalde data. Wanneer je met je muis stil blijft staan op week 19 krijg je een pop-up te zien met meer data over het product en de afnemer. Dit is slechts een demo dashboard, maar anders zou je precies kunnen zien welke klanten reserveringen hebben geplaatst en de bijbehorende aantallen.

Wil je geholpen worden bij het datagedreven verkopen?

Bij TapTarget zijn we dagelijks bezig met het realiseren van data dashboards om onze klanten te helpen met datagedreven verkoop & productie.

Zo kan je bijvoorbeeld 30 dagen gratis een dashboard van Exact Online, GreenCommerce of Floriday gebruiken met jouw eigen data via onze Taps. Als je liever wat meer uitleg zou krijgen, of als jouw gewenste Tap er niet tussen staat kan je hieronder ook vrijblijvend een live demo boeken.