Automatiseren van data in de uitzendbranche

De meeste uitzendbedrijven die we spreken, willen graag van start met het automatiseren van data. Maar starten blijkt lastig. Dat heeft twee belangrijke redenen:

1. Ze vinden het onderwerp te moeilijk om er zelf mee aan de slag te gaan
2. Het is lastig om de cijfers uit hun softwarepakketten om te zetten in bruikbare informatie

Natuurlijk hebben deze uitzendbureaus allemaal eigen lijsten of rapporten waarin ze kpi’s samenvatten, maar dit is voor de partijen waar wij langsgaan in 99% van de gevallen handmatig werk. Ze tikken cijfers over uit Plan4Flex, het verloningspakket, het backofficepakket… Hierdoor duurt het maken van een rapportage vrij lang. Terwijl het idee van data juist is dat je actuele informatie hebt op het moment dat je het nodig hebt!

Beter begrijpen wat er in je kernproces gebeurt

Eigenlijk is elke uitzender die ik spreek op zoek naar hetzelfde: een dashboard met informatie over hun kernprocessen. Waar alle data van hun software van het uitzendbureau samenkomt. Zodat ze begrijpen wat er gebeurt en waarom, en daarop bij kunnen sturen. Hoe staat het met de bezetting van mijn huizen? Rijden er auto’s (onnodig) niet volledig gevuld rond? Is mijn werkplanning wel optimaal gemaakt? Boven op deze operationele informatie, wil je als uitzender ook de cijfers van werknemers en klanten kunnen vergelijken. Hoe presteren ze, zitten daar verbanden tussen? Zijn er bij die ene klant bijvoorbeeld veel meer ziekmeldingen dan bij een ander?

Slimme koppeling: software voor uitzendbureaus met Power BI

Data gestuurd werken is de toekomst. Ook voor uitzendbureaus. Marges worden kleiner, dus moet je strakker en slimmer gaan werken. Alles uit je bedrijfsvoering en mensen halen wat erin zit. Dat gaat niet als maar 80% van de informatie waarop jij beslissingen bepaalt, klopt. En als collega’s vervolgens uren bezig zijn om cijfers uit je verschillende systemen in een Excel samen te vatten, zodat jij kunt zien hoe je bedrijf ervoor staat. Het is daarom belangrijk om snel de data uit je software voor de uitzendbranche te kunnen halen.

Zeker als je groeit, kun je als directie niet meer alles weten en zien. Cijfers en lijsten helpen je om te laten zien waar je operatie op rolletjes loopt, en waar een beetje smeerolie op zijn plaats is. Daarvoor moet je compleet inzicht hebben in je eigen cijfers en operatie en daar 100% op kunnen vertrouwen. En de cijfers uit verschillende systemen combineren in één visueel overzicht: een dashboard.

Alle informatie in één visueel overzicht

Zo’n dashboard laat je één oogopslag zien hoe je organisatie ervoor staat. Hoe je op dit moment presteert, en hoe dat anders is dan vorige week, vorige maand of zelfs vijf jaar geleden. Zo maak je van je normale softwarepakket een slimme software voor uitzendbureaus. Je ziet direct wat volgens planning verloopt en welke onderdelen je aandacht vragen.

Dit bespaart je een hoop handmatig werk en tijd, geeft je realtime informatie over hoe je bedrijf ervoor staat, en laat je vergelijkingen maken tussen periodes, klanten of medewerkers. Zo begrijp jij beter waarom je organisatie presteert zoals je het doet. En kun je vooruitkijken naar wat gaat komen op basis van gegevens, in plaats van onderbuikgevoel.

Ook met kleine stapjes ga je vooruit

Het fijne van data is dat je klein kunt beginnen. Ook kleine stapjes dragen bij aan het verbeteren van je processen, zodat je slimmer gaat werken. Begin met de basis en bouw daarop verder. Dan zie je wat er gebeurt, op een kleine en laagdrempelige manier. Wil jij weten hoe je aan de slag gaat met data in jouw uitzendbureau? In mijn volgende blog vertel ik hoe zo’n proces verloopt en deel ik een aantal praktische tips zodat je zelf aan de slag kunt!